今や名刺一括管理はクラウドサービス！おすすめツール厳選３選
ビジネスマンなら誰しも必ず行うのが名刺交換ですよね。
ビジネスの基本であり、名刺から様々なビジネスが発展していきます。
その名刺はどのように管理していますか？
以前は専用のケースに「あいうえお」順に整理していましてが、目的の名刺を探すのに一手間かかります。
そこで、今や名刺一括管理はクラウドサービスを利用する時代なのです。
インターネットを介して紙の名刺をデータベースで一括管理が行えるうえに社内で名刺情報の共有も可能になり、営業活動が効率的に行えるようになります。
ということで今回は「名刺一括管理が効率的にできるツールを知りたい！」という方向けに、便利で高性能な名刺一括管理ツールを厳選して3つご紹介します。
１.クラウドサービスの名刺一括管理ツールを利用するメリット
そもそも「クラウドサービス」はインターネットを介して利用できるサービスの総称です。
その仕組みは、まずサービス提供会社がインターネット上にサーバーなどの空間に各種サービスを構築します。そして、ユーザーは提供会社に利用申し込みをしたあと、インターネットを介してサーバーなどの空間にアクセスすることで、各種サービスが利用できるようになるほか、データの保存・共有ができるようになります。
今では多種多様なクラウドサービスが提供され、サービス利用はほとんどのサービスで月額制が採用されるので、初期費用が抑えられるメリットがあります。
名刺一括管理ツールを利用するメリットとは？
ビジネスマンの方が日常行う名刺交換で、交換した名刺は基本的に個人で保管しています。
名刺の数が多くなれば多くなるほど探すのに手間がかかるうえに、余程の理由がない限りほかの社員が見る機会はありません。
せっかく交換した名刺も特定の社員の情報として埋もれてしまえばビジネスチャットを逃してしまうことも考えられます。そこで、名刺を有効活用するためにおすすめなのが「名刺一括管理ツール」なのです。
今では多くのクラウド型の名刺一括管理ツールが提供されていますが、基本的な仕組みを説明しておきます。
まず紙の名刺をスキャナーで読み込んだりスマートフォンで撮影したりして名刺をデジタルデータ化します。そして、そのデータを名刺一括管理ツールがOCR機能（光学式文字読取り機能）によってデータベース化するという仕組みになります。
データベース化された名刺は文字通り一括管理ができるうえに社内で共有も可能。営業などの部門では目的の名刺情報が即座に検索できるようになるので、効率的に営業活動が行えるようになります。
２.便利で高性能！おすすめ名刺一括管理ツール３選
名刺一括管理ツールが便利だと分かってもどのツールがいいのか？初めて導入を検討する方はどんなサービスがあるのか分からないですよね。
ということで、この記事では初めて利用するオフィスでも安心して利用できる便利で高性能な名刺一括管理ツールを厳選して3つご紹介していきます。なお、簡単な特徴の説明のみになるので、興味があるツールがあれば各社のホームページで確認をお願いいたします。
おすすめ➀ 「Sansan」業界NO.1！最新のAI技術で正確にデータ化
（出典：Sansan（サンサン））
Sanasn（サンサン）はテレビCMでお馴染みなので名前は知っていますよね。
名刺管理では国内シェア５年連続NO.1を誇っている業界NO.1のクラウド型の名刺一括管理ツールです。
高度なAI技術が採用され、AI+手入力で名刺をほぼ100%正確にデータ化してくれます。
データ化された名刺は会社・人物単位で管理ができるうえに、昇進や移動があれば自動で更新してくれるので常に最新の名刺情報が閲覧できます。
心配なセキュリティ面も、2要素認証、AD連携（ID/Pass情報の一元管理）、アクセスコントロール、IPアドレス制限などの機能が充実しているので、外部に名刺情報が漏れる心配もありません。
おすすめ➁ 「HotProfile」3つの業務プロセスの連動で売上アップ
（出典：HotProfile（ホットプロファイル））
ホットプロファイルは「名刺管理」、「営業支援（SFA）」、「マーケティング」の3つを業務プロセスが連動してシステムが使える一括管理ツールです。
名刺をスキャン、スマホのカメラで撮影してデータを送るとオペレーターによる手入力で名刺をデータ化していきます。データ化した情報で組織ツリーが自動生成されるので社内外の繋がりが可視化でき、人脈を活かした営業活動が可能に。
また、ホットプロファイルを提供する「ハンモック」はマイナンバーや情報漏えい対策を目的としたツールの開発・提供する会社なので、セキュリティの面でも安心して利用できます。
おすすめ➂ 「CAMCARD BUSINESS」5秒で名刺をデータ化
（出典：CAMCARD BUSINESS（キャムカードビジネス））
世界最高クラスの画質補正およびOCR機能（光学式文字読取り機能）で紙の名刺が5秒でデータかできます。
データ化したあと、オペレーターが精度99％で名刺情報を補正するため、精度の高いデータをもとにマーケティング活動が可能に。
また、パソコンはもちろんスマートフォンにアプリをインストールすれば、出先からでも必要な情報にアクセスでき営業活動を大幅に効率化します。さらに、商談情報やタスクを名刺に紐付けて作成することもでき、名刺を社内で共有すれば商談情報・タスクを閲覧することもできます。
セキュリティ面も端末制限などの機能が充実しているので安心して利用できます。
３.まとめ
交換した名刺の一括管理も今やクラウドサービスの「名刺一括管理ツール」の利用が主流になっています。
名刺をスキャン、スマホのカメラで撮影して送るだけで簡単にデータ化が可能。そこで、紙の名刺をデータ化するだけでなく、共有できるほか営業活動に活用できるデータベースの構築も可能になるのです。
このように、とても便利な名刺一括管理ツールですが、今では数多くの事業者から提供されています。
どの名刺一括管理ツールがいいのか迷っている方は今回ご紹介した3つのサービスを候補に挙げて検討してみてはいかがでしょうか。
