オフィスでの情報共有の重要性とは？おすすめ情報共有ツール３選！
オフィス内で「情報共有」はできているでしょうか？
突然でしたが、とある調査では約8割の企業が「社内コミュニケーションに課題がある」と回答しており、職場内での情報共有不足が問題視されています。
企業などの組織で複数の社員と協力して仕事を進めるためには情報共有が必要不可欠であり、情報共有が不足すれば企業の生産性を低下される可能性があるのです。
そこで、情報共有に課題があると感じている企業におすすめなのが「情報共有ツール」です。
情報共有ツールを活用することで社内コミュニケーションが活性化され、それに伴って情報共有もスムーズに行えるようになります。
ということでこの記事では、企業などの組織での情報共有の重要性と特におすすめの情報共有ツールを3つご紹介します。
１.オフィスでの情報共有の重要性とは？
情報共有とは文字通り、オフィスでは個々の社員が持っている知識やスキルなどの情報を共有することを指します。
昔から言われている「報告・連絡・相談」、いわゆる「報・連・相」が円滑に行われていない企業が多いといいます。
企業などの組織では、企業方針や経営方針に沿って個々の社員がそれぞれ培った知識やスキル、ノウハウを活用して業務を遂行していきます。その個々の社員が持っている知識やスキル、ノウハウなどの「情報」は、当然その社員だけが持っている情報になりますよね。
そこで、個々の社員が持っている知識やスキル、ノウハウなどの情報をほかの社員と共有し合うことで、すべての社員が統一した知識やスキルなどを身に付けることができるのです。
情報共有不足で考えられる懸念
このような情報共有が不足している企業では以下のような問題が懸念されます。
➀知識やノウハウの属人化
属人化とは、特定の業務に対して１人の社員しか知識やノウハウが分からない状態です。属人化した社員が多いような職場では、社員が退職したときなど致命的な問題が発生する危険があります。
また、属人化した社員が多い企業は社員間の人間関係にも問題が発生するケースがあります。
➁生産性の低下
個々の社員が独立した業務を遂行する中でもほかの社員の協力は必要不可欠です。
そこで、情報共有が不足すると業務効率が悪くなり、結果的に生産性を低下される可能性があります。
このように、企業などの組織では「情報共有」は個々の社員の義務として行うべきものであり、情報共有を円滑に行うことで業務効率が上がり売り上げを伸ばしていくことができるのです。
２.情報共有不足の解消におすすめの「情報共有ツール」３選
オフィスでは情報共有が重要だと分かっていても、方法が分からないなど思うように情報共有ができない企業は多いといいます。
そこで活用したいのが「情報共有ツール」です。
おすすめの「情報共有ツール」３選
この記事では、情報共有に役立つ「社内SNS」、「クラウドストレージ」、「グループウェア」の3つの分野から特におすすめのツールをそれぞれ1つずつご紹介します。
おすすめ➀ 社内SNS「Chatwork」
社内SNSは文字通りオフィス内で利用するSNSです。
LINEのようにチャット感覚で情報のやり取りができるコミュニケーションツールになります。
その中でも特におすすめなのが「Chatwork（チャットワーク）」です。
（出典：Chatwork）
企業の社内SNSとして最も利用されているコミュニケーションツールになります。
基本は無料で利用できますが、グループチャットだけでなくタスク管理やファイル共有もできるほか、Chatworkを利用している端末同士でWEB会議を行うこともできます。
操作方法も比較的簡単なので、社内コミュニケーションを活性化したい！という企業に特におすすめのツールです。
おすすめ➁ クラウドストレージ「Dropbox」
“クラウド”を活用した色々なサービスが提供されていますが、その中で情報共有に役立つのが「クラウドストレージ」です。
クラウドストレージとは、インターネット上にサービス提供会社が用意した保管庫（ストレージ）に各種データが保存できるサービスになり、その中で特におすすめなのが「Dropbox（ドロップボックス）」です。
（出典：Dropbox）
数あるクラウドストレージの中でも世界中で大人気なのがDropboxになります。
「チーム向け」と「個人向け」のサービスが用意され、名前とメールアドレス、パスワードを入力するだけで簡単に登録できます。チーム向けでは保存したデータをチーム内で共有でき、データを更新したときも即座に同期されるので共同作業を行うこともできるのです。
2GBまで無料で利用できるほかスマートフォン用のアプリも配信されているので、インターネットが繋がる場所ならいつでもどこからでもデータの閲覧や編集ができるようになります。
おすすめ➂ グループウェア「Microsoft Office365」
グループウェアとは、コミュニケーションや情報共有の活性化を図る目的で利用されるサービスの総称です。
今ではクラウドストレージの同じようにクラウドサービスが主流になり、インターネット環境され整っていれば場所を選ばず活用できます。
そのグループウェアツールの中でも特におすすめなのが「Office365」です。
（出典：Microsoft Office365）
Office365はMicrosoft社が提供するクラウド型のグループウェアサービスです。
WordやExcelといったアプリケーションが使えるMicrosoft Officeがセットで利用できる法人向けサービスと個人向けには「Office 365 Solo」が提供されています。
Microsoftというブランド名により信頼性が高く、導入することで社内コミュニケーションや情報共有の活性化を図ることができます。基本はクラウド型サービスなのでインターネット環境され整っていれば導入可能。企業の規模に関係なくおすすめの情報共有ツールです。
以上、情報共有に役立つツールを３種類ご紹介しましたが、この3つのツールを利用することで情報共有の効率が確実に向上します。基本的にインターネットを活用したサービスなので、インターネットが接続できる場所ならどこからでも利用できます。
社内コミュニケーションや情報共有が不足していると感じているオフィスでは導入を検討することをおすすめします。
３.まとめ
オフィスで重要なものは様々ですが、特に重要なのが「情報共有」です。
現代は何かと人に干渉されるのを嫌う傾向にありますが、オフィスで情報共有が不足すると生産性や売り上げが低下する可能性があります。
そこで便利に活用したいのが「情報共有ツール」です。
今回は特におすすめのツールを3つご紹介しましたが、もちろんそれ以外にも数多くのツールが提供されています。
社内コミュニケーションや情報共有が不足している企業では情報共有ツールを上手に活用していきましょう。
