無料タスク管理ツール「Trello」を上手に使って業務効率ＵＰ！
ビジネスの場では「タスク管理」が重要だと言われていますよね。
タスク（task）は日本語で「仕事」になりますが、タスク管理とはやるべき仕事を「いつから、誰が実行して、いつまでに完了するのか」を管理することを意味しています。
今ではタスク管理を行うためのツールが数多く提供されていますが、特におすすめなのが無料タスク管理ツール「Trello（トレロ）」です。
Trelloは、カードを移動させてタスクを視覚的に管理できる「かんばんボード方式」のタスク管理ツールで、基本は無料で利用できます。
中には既にご利用の方もいると思いますが、「Trelloってどうやって使うの？」という方もいますよね。
そこで、この記事ではTrello（トレロ）とはどんなタスク管理ツールなのか説明したあと、これから利用したいという方に準備や基本的な使い方をご紹介していきます。
１.Trelloとは？かんばんボード方式の無料タスク管理ツール
Trello（トレロ）はアメリカのソフトウェア会社「Fog Creek Software」が2011年に開発したソフトウェアで、2016年4月から日本語版が配信されている無料タスク管理ツールです。
パソコン（Windows対応）だけでなく、Android（Google Play）やiPhone（App Store）のアプリとしても配信されています。
Trelloは通常のタスク管理アプリとは使い方が異なり、タスクカードをパソコンなどの画面上で動かしながら視覚的に管理できる「かんばんボード方式」でタスク管理を行っていくツールになります。
かんばんボード方式とは、日本最大手の自動車メーカー「トヨタ」の生産方式（TPS）のジャストインタイム生産から名付けられたもので、
- TODO（タスク）
- DOING（実行中）
- DONE（完了）
といった3つの状態別にタスクを分類して管理する方式を指します。
そこで、Trelloはイメージ的には付箋を貼るような感覚に近く、かんばんボード方式のように、
- ボード（Board）
- リスト（List）
- カード（Card）
といった3つの要素を構成してタスク管理を行っていきます。
ボードはいくつでも作成できるため、業務別にタスク管理が行えるようになるほか、プロジェクトチームを作成してボードをチーム内で共有することもできるので、プロジェクトの進捗管理も容易に行えるようになります。
プロジェクトチームなど、チームで活用することで社員一人一人のタスク管理が容易になり、どんなタスクがあるのか、どのタスクを実行して完了しているのか、といったことが瞬時に把握できるようになるのです。
また、上で説明した通りパソコンだけでなく、スマートフォン（Android、iPhone）でもアプリをインストールすれば利用できるので、いつでもどこでもタスク管理が行えます。
２.Trelloを利用するための準備と基本的な使い方
ここまでTrelloとは？について説明してきましたが、ここからは実際に利用するための準備から基本的な使い方を紹介していきます。ここではパソコンを利用する際の手順で説明していきます。
Trelloを利用するための準備
まず準備として、パソコンからインターネットで、
こちらにアクセスすると以下のTOPページが表示されます。
画面が表示されたら、上下どちらでもいいですが「アカウントを作成」をクリックします。
すると、「アカウントを新規作成」という画面でメールアドレスを入力するように求められるので、自分のメールアドレスを入力して「アカウントを作成」をクリックします。また、Googleアカウントを持っている方は、そのアカウントからログインできます。
次に、氏名（漢字）とパスワードの入力が求められるので、氏名と任意のパスワードを入力して「サインアップ」をクリックすると、先程入力したメールアドレス宛に確認用のメールが届くので、その中の「Verify your email」をクリックすれば登録は完了です。
Trelloの基本的な使い方
Trelloの基本的な使い方は、まずボードにリストを作成すると、リストの中に付箋を貼り付ける感覚でカードが配置できるようになります。
そして、業務の進捗状況に合わせてカードをマウスのドラッグ＆ドロップで動かしながらタスク管理を行いますが、基本的な流れは以下のようになります。
手順➀ ボードの作成
ボードはプロジェクト管理や情報共有など、さまざまな活動が行われる場所として使われます。
チームの「ボード」タブで「新しいボードを作成」をクリック、または上部メニューの名前の左横にあるプラスボタン「+」をクリックして「ボードを作成」を選択してボード名を入力します。
手順➁ リストの作成
ボードができたら、次に「リストの追加」をクリックします。
リスト名は、「To Do」「作業中」「実行済み」などのシンプルな名前、または実行している仕事などの詳しい名前にしますが、必要に応じて入力してください。
手順➂ カードの追加
リストができたら、「カードを追加」をクリックします。
カードの名前はできるだけ簡潔にしておくと、ボードでカードをスキャンしたとき、各カードの状況を簡単に把握できるようになります。
そのカードには仕事の詳細が理解できるように以下の情報が入力できます。
- 期限
- 説明
- チェックリスト
- 添付ファイル
- コメント
ここまで作成できたら、あとは仕事の進捗に合わせてカードをマウスのドラッグ＆ドロップで動かしながらタスク管理を行っていきます。
他にも、メンバーの紹介の方法や応用機能などは、 『Trello初級編』こちらで詳しく紹介されているので分からないときは活用して下さい。
３.まとめ
ビジネスの場ではタスク管理が重要といわれていますが、中々思うようなタスク管理ができないオフィスは多いのではないでしょうか。
そこで、ぜひ活用してほしいのが今回ご紹介した「Trello」です。
タスクが書かれたカードをパソコンなどの画面上で動かしながら視覚的に管理できる「かんばんボード方式」でタスク管理を行っていくツールで、何といっても無料というのが嬉しいポイントですよね。
アカウントを取得すれば誰でも利用でき、プロジェクトチームなどチームで活用することで社員一人一人のタスク管理が容易になるため、効率よくタスク管理が行えるようになります。
今ではタスク管理ができるツールは数多く配信されていますが、どのツールがいいのかお悩みなら「Trello」を活用すれば間違いはないでしょう。
